Adjoint, adjointe aux activités professorales – Département de gestion des ressources humaines

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Département de gestion des ressources humaines est constitué d’une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours dont les intérêts d’enseignement et de recherche concernent la gestion des ressources humaines. Le département offre des cours généraux et spécialisés dans les différents sous-domaines de la gestion des ressources humaines à tous les cycles universitaires.

Rôle et responsabilités

L’adjoint ou l’adjointe aux activités professorales est responsable, en collaboration avec le personnel de secrétariat, du support au corps professoral et au personnel d’enseignement.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

• Voit à l’organisation matérielle des cours :
  • Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;
  • Compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne;
  • Transcrit les horaires de cours, établit l’horaire des travaux pratiques;
  • Insère des lectures en divers formats ou liens de diverses sources dans les plans de cours en s’assurant du respect des droits d’auteurs
  • Commande divers documents pédagogiques;
  • Soumet des demandes de réservation de locaux ou de matériel didactique pour les besoins des cours sur leurs plateformes respectives;
  • Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
  • Effectue les déclarations de droits d’auteur;
  • Assure la transmission et le suivi des examens;
  • Prépare et programme des Tests et quiz sous Zone Cours; et
  • Prépare et programme diverses évaluations sous Remise de travaux sous Zone Cours.
• Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
• Informe les professeurs, maîtres d’enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d’examens et assure l’organisation matérielle de leurs cours.
• Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
• Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
• Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
• Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
  • demandes d’autorisation d’engagement,
  • demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel
  • demandes de bourse
  • demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation
  • tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin:

• Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche ou de promotion des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc., et photocopie ces différents textes.
• Lors de l’absence de l’adjointe à la direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.
• Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination, de salons ou autres.
• Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
• Soutien techniquement les professeurs dans l’utilisation de différents logiciels.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
• Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
• Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
• Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira Service des archives
• Habiletés dans les relations interpersonnelles
• Discrétion
• Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
• Autonomie et initiative

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 15 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d’été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées