Adjoint administratif

Nous recherchons une personne dynamique et à haut potentiel, prête à relever le défi de remplacer l’adjoint de direction du président‑directeur général (PDG) qui quittera pour la retraite au cours de l’année. À son arrivée en poste, cette personne secondera l’adjoint à la direction dans divers mandats tout en ayant l’opportunité de se développer rapidement et d’accéder à de nouvelles fonctions. Elle travaillera également en étroite collaboration avec le PDG.

Tâches principales à l’arrivée :

• Supporter l’adjoint à la direction dans la mise à jour continue de l’agenda du PDG et dans la gestion de l’ensemble des activités et priorités;
• Prendre en charge et/ou collaborer à l’organisation logistique d’activités internes et externes (réunions internes, événements corporatifs, inscriptions congrès, activités du club social, etc.);
• Appuyer l’adjoint à la direction dans l’organisation des voyages d’affaires locaux et internationaux du PDG et des autres membres de l’équipe;
• Gérer les demandes de dons et commandites en assurant le suivi des engagements communautaires de la direction générale (invitations aux clients, partenaires et/ou invitations internes, tables corporatives, etc.);
• Effectuer le suivi et la préapprobation des factures et préparer les notes internes de la direction générale;
• Préparer les comptes de dépenses, les demandes de paiement et assurer le suivi des dépenses d’utilisation de la carte de crédit corporative;

Tâches principales futures :

• Agir à titre d’agent de liaison entre les divers comités auxquels siège le PDG et assurer les suivis appropriés;
• Effectuer des analyses de dossiers pour le PDG ou les membres du Comité de direction, afin de formuler des recommandations sur les suites à donner ou d’optimiser les façons de faire;
• Travailler en étroite collaboration avec les membres du Comité de direction ainsi qu’avec leurs équipes respectives;
• Être le point de contact principal et de liaison pour les demandes internes et externes et assurer la transmission d’informations aux personnes appropriées en l’absence du PDG;
• Assurer en continu la mise à jour de l’agenda du PDG, en fonction de l’ensemble de ses activités et priorités;
• Prendre en charge la planification et l’organisation des réunions du Comité de direction ainsi que des rencontres hebdomadaires individuelles pour les relevants du PDG;
• Agir comme gestionnaire de l’adjoint administratif à la direction.

PROFIL RECHERCHÉ

• DEC en techniques bureautiques;
• Posséder au moins cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Maîtrise de la suite Office et être à l’aise avec les technologies en général;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Excellente capacité de rédaction;
• Capacité à gérer les priorités, à traiter plusieurs dossiers simultanément et à travailler à l’intérieur de délais parfois courts;
• Excellente compréhension d’une organisation, de son fonctionnement et des différents rôles et responsabilités;
• Bon esprit d’analyse et de synthèse;
• Haut niveau de tact et de discrétion (compte tenu de la nature du poste, la confidentialité absolue est requise);
• Sens de l’initiative et de l’organisation;
• Bonne gestion du stress;
• Grande flexibilité
• Disponibilité
• Rigueur et minutie;
• Capacité à travailler en équipe.

INFORMATION ADDITIONNELLE

L’APQ offre une rémunération concurrentielle et une gamme complète d’avantages sociaux (régime de retraite à cotisations déterminées, régime complet d’assurance collective, programme de santé au travail, programme d’aide aux employés exhaustif, etc.).

CANDIDATURE

Bien vouloir transmettre votre curriculum vitae à carriere@portquebec.ca et stipuler dans l’objet de votre courriel le titre du poste et le numéro d’affichage.

Le responsable des ressources humaines communiquera uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.