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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjoint administratif

Gestion Sandalwood - Siège Social Canada

C'est un Contrat job à Quebec, QC publiée le juin 2, 2021.

Gestion Sandalwood, important propriétaire et gestionnaire de centres commerciaux à travers la province est à la recherche d’un adjoint administratif

Le candidat sera appelé à participer avec une équipe géniale à la gestion administrative de plusieurs propriétés commerciales de la compagnie sur la Rive-Nord de Québec et ou Rive-Sud de Québec.

Vous êtes dynamique et désireux d’apprendre, joignez-vous à notre équipe !


Les tâches de l’adjoint administratif sont les suivantes:

COMPTE RECEVABLES :

  • Vérifier les augmentations de loyer prévues et procéder à toutes les étapes de la facturation de début de mois et de fermeture de mois
  • Gérer la réception des paiements de loyer et effectuer les dépôts.
  • Faire le suivi des comptes à recevoir et faire la collection des loyers et toutes autres sommes dues par le locataire
  • Envoyer les états des charges, nouveaux provisionnels et les états de compte aux locataires.
  • Effectuer la facturation des loyers à % selon les Baux
  • Répondre aux questions des locataires concernant la facturation (loyer, ajustement annuel, électricité, loyer %)
  • Effectuer la facturation des sous-compteurs électriques mensuellement ou périodiquement selon les Baux
  • Refacturation aux locataires des travaux ou réparations effectuées pour eux.
  • Faire le suivi pour le paiement des T/I dus aux locataires

COMPTES PAYABLES

  • Ouvrir les nouveaux vendors, faire la demande et le suivi des documents nécessaires pour les nouveaux fournisseurs (preuve assurances, CNESST, vérification au CIDREQ)
  • Créer et compléter les PO (description et codification des dépenses)
  • Répondre aux diverses demandes de suivis de paiements en provenance des fournisseurs
  • Communiquer avec les fournisseurs afin de maintenir à jour le dossier d’assurance de chaque fournisseur et le certificat de conformité à la CNESST.
  • Produire et faire signer les quittances.

SECRÉTARIAT :

  • Effectuer le travail de secrétariat demandé par le gestionnaire (tableau, rapport etc)
  • Produire et envoyer toutes correspondances avec les locataires par courriel, rédaction de lettre, memos etc
  • Collecter et tenir à jour les preuves d’assurances des locataires conformément aux Baux
  • Assister le gestionnaire dans l’exercice de ses fonctions.
  • Assister le directeur des opérations dans l’exercice de ses fonctions administratives.

RÉCEPTION :

  • Répondre cordialement et efficacement aux appels téléphoniques et aux clients, locataires et fournisseurs qui se présentent au bureau administratif et acheminer les messages aux personnes concernées.
  • Rejoindre les fournisseurs pour appel de service à la demande du gestionnaire ou du directeur des opérations
  • Toutes tâches connexes

PROFIL RECHERCHÉ :

  • Formation comme commis-comptable et/ou adjointe-administrative
  • Connaissance de la comptabilité de base.
  • Bonne maitrise des logiciels Word, Excel et Outlook.
  • 2-5 ans d’expérience dans un poste similaire.
  • Grand sens de l’organisation, facilité d’adaptation aux changements, dynamique et positive, apparence soignée, ponctuelle et sait gérer la pression.
  • Facilité à gérer plusieurs dossiers en même temps.
  • Aptitudes à travailler seule.
  • Bon sens des responsabilités et de l’initiative.
  • Anglais un atout.
  • L’adjointe fera partie d’une petite équipe donc ne doit pas être fermée à déborder de ses fonctions principales de temps à autres.

Offre

Salaire: 22.00-25.00