Adjoint administratif à la direction

Relevant de l’adjoint à la direction, le titulaire du poste l’appuie dans ses fonctions et assure le soutien administratif de la direction générale. Il assume ainsi les principales responsabilités suivantes :

• Mise à jour continue de l’agenda du PDG et dans la gestion de l’ensemble des activités et priorités;
• Prendre en charge et/ou collaborer à l’organisation logistique d’activités internes et externes (réunions internes, événements corporatifs, inscriptions congrès, activités du club social, etc.);
• Organiser les voyages d’affaires locaux et internationaux du PDG et des autres membres de l’équipe;
• Gérer les demandes de dons et commandites en assurant le suivi des engagements communautaires de la direction générale (invitations aux clients, partenaires et/ou invitations internes, tables corporatives, etc.);
• Faire le suivi et la préapprobation des factures et préparer les notes internes de la direction générale;
• Préparer les comptes de dépenses, les demandes de paiement et assurer le suivi des dépenses d’utilisation de la carte de crédit corporative;
• Compiler et mettre à jour des données sur différents outils informatiques (carnet d’adresses, calendrier des événements, listes d’invitations, etc.);
• Mettre en page, préparer et corriger divers documents en utilisant la suite Office (Word, PowerPoint, Excel);
• Maintenir à jour/organiser les dossiers et le système de classement de la direction générale, notamment en numérisant divers documents administratifs;
• Effectuer diverses commandes notamment l’achat des fournitures de bureau, de café, etc.;
• Administrer la boîte de messagerie électronique générale de l’APQ, répondre aux demandes ou les rediriger;

• DEC en techniques bureautiques;
• Posséder au moins deux (2) années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Maîtrise de la suite Office et être à l’aise avec les technologies en général;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
• Excellente capacité de rédaction;
• Capacité à gérer les priorités, à traiter plusieurs dossiers simultanément et à travailler à l’intérieur de délais parfois courts;
• Excellente compréhension d’une organisation, de son fonctionnement et des différents rôles et responsabilités;
• Bon esprit d’analyse et de synthèse;
• Haut niveau de tact et de discrétion (compte tenu de la nature du poste, la confidentialité absolue est requise);
• Sens de l’initiative et de l’organisation;
• Bonne gestion du stress;
• Grande flexibilité et disponibilité;
• Rigueur et minutie;
• Capacité à travailler en équipe.

INFORMATION ADDITIONNELLE

L’APQ offre une rémunération concurrentielle et une gamme complète d’avantages sociaux (régime de retraite à cotisations déterminées, régime complet d’assurance collective, programme de santé au travail, programme d’aide aux employés exhaustif, etc.).

CANDIDATURE

Bien vouloir transmettre votre curriculum vitae à carriere@portquebec.ca au plus tard le dimanche 18 juin 2023 et stipuler dans l’objet de votre courriel le titre du poste et le numéro d’affichage.

Le responsable des ressources humaines communiquera uniquement avec les personnes dont la candidature aura été retenue.