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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjoint administratif

Adam Lumber

C'est un Contrat job à Waterloo, QC publiée le novembre 10, 2022.

Rôle principal :

L’agent de bureau est responsable des tâches reliées à la réception, aux différentes tâches administratives, il veillera à la gestion des comptes (fournisseurs) à payer et des comptes (clients) à recevoir incluant la collection et le service à la clientèle. En plus, il doit agir comme agent de liaison entre les clients et les différents services de l’entreprise.

S’engage à promouvoir les valeurs de l’entreprise et à maintenir un environnement de travail sécuritaire.

Rôles et responsabilités :

Supporter la fonction de vente

  • Maintenir une relation d’affaires avec la clientèle;
  • Répondre aux questions de la clientèle;
  • Faire des suivis internes et externes pour les dossiers clients;

Gérer et coordonner les soumissions

  • Préparer des soumissions conformes aux besoins de la clientèle selon les critères établis ;
  • Obtenir toutes informations pertinentes à la finalisation des dossiers;
  • Respecter le processus du traitement des demandes de soumissions;
  • Préparer les bons de commandes, factures et toute autres tâches connexes.

Support administratif

  • Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer, prendre des messages, fournir les renseignements demandés;
  • Accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux;
  • Participer à la rédaction et à l’impression de différents documents (textes, communiqués & autres), et les mettre à jour;
  • Faire la vérification des dossiers et s’assurer qu’ils soient complets et conformes
  • Établir et tenir un système de classement général physique et électronique et contrôler étroitement la sécurité des documents confidentiels;
  • Gérer le classement des dossiers de l’année en cours et la transition du classement à la fin de l’année fiscale.
  • Responsable de la salle d’archives
  • Rédaction de courriels
  • Assurer de la maintenance des bases de données (clients et fournisseurs)
  • Effectuer toute autre tâche demandée par son superviseur ou tout autre membre de la direction

Support à la comptabilité – comptes à payer et à recevoir

  • Créer de nouveaux comptes-fournisseurs pour les achats de marchandises ou de services
  • Vérifier les états de comptes des fournisseurs
  • Répondre aux appels des fournisseurs concernant les factures impayées
  • Faire des photocopies de factures et les faire parvenir au département des achats pour vérification
  • Classer et photocopier différents documents (chèques, factures, etc…)
  • Créer et mettre à jour le fichier-client
  • Effectuer les premières étapes de collection
  • Préparer les états de comptes

Aptitudes et compétences requises :

  • Interagir dans des situations de travail variées.
  • Souci du détail, rigueur analytique, flexibilité et sens de l’adaptation.
  • Faire preuve de jugement et avoir une bonne capacité d’analyse.
  • Faire preuve d’autonomie.
  • Être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
  • Capacité d’établir et de maintenir des relations de confiance avec les clients, gestionnaires et le personnel.
  • Être capable d’innover et gérer le changement.
  • Habileté en communication (verbale et écrite) et relations interpersonnelles.
  • Capacité à travailler en équipe.
  • Habileté à gérer de multiples tâches et à établir les priorités tout en maintenant un haut niveau d’efficacité en respectant les échéanciers
  • Attitude positive visant l’excellence du service à la clientèle

Exigences du poste :

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en Secrétariat ou un DEC Technique en bureautique ou équivalent
  • 2 à 5 ans d’expérience dans le domaine souhaité.
  • Connaissance de la suite MS Office.
  • Bilingue, français et anglais (États-Unis et Canada)