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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjoint administratif, Adjointe administrative

Ordre des Infirmières et Infirmiers du Québec - OIIQ

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 11, 2020.

L’OIIQ souhaite combler le poste suivant :

Adjoint administratif, Adjointe administrative

Secrétaire et Direction, Affaires institutionnelles

(Poste permanent – Temps plein)

Pourquoi travailler à l’Ordre

En faisant carrière à l’Ordre, vous bénéficiez d’un environnement de travail dynamique où vous attendent des défis motivants, dans une ambiance collaborative.

Vous profiterez de nombreux avantages :

  • Des assurances collectives complètes dès le premier jour;
  • Un régime de retraite à prestations déterminées;
  • Cinq semaines de vacances;
  • 13 jours fériés;
  • Équilibre travail-vie personnelle :
    • Horaires flexibles
    • Télétravail
    • 11 journées de congés monnayables
  • Un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation;
  • Des activités sociales favorisant les échanges entre les employés;
  • Des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires;
  • Des outils technologiques modernes;
  • Une abondance de lumière naturelle dans des bureaux certifiés écoresponsables;
  • Emplacement dans le Technopôle Angus, un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal.

Raison d’être

Sous la responsabilité de la secrétaire et directrice des affaires institutionnelles, la personne titulaire de ce poste assure le bon fonctionnement du Secrétariat et de la Direction, Affaires institutionnelles en assurant le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de sa supérieure immédiate et en effectuant, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication et de liaison pour la Direction. Elle doit également traiter divers dossiers complexes dans lesquels interviennent plusieurs partenaires universitaires, institutionnels, gouvernementaux et communautaires. Elle communique couramment dans les deux langues officielles avec des personnes de divers niveaux et de différentes cultures organisationnelles. Elle assure l’interface entre la Direction, les autres directions de l’Ordre ainsi que les ordres régionaux.

Elle gère l’agenda, organise les réunions et assure la préparation et la révision de documents variés tels que les comptes de dépenses, le budget annuel et triennal de la Fondation de l’OIIQ, l’ordre du jour des réunions pour le CA de la Fondation ainsi que les procès-verbaux et en assure les suivis.

Elle reçoit et dirige, avec tact et habileté, les appels et les plaintes adressées au Secrétaire et à la Direction, Affaires institutionnelles, de même que les courriels et le courrier. De plus, elle transmet aux diverses directions les suivis de correspondance, dont les demandes de révision, et en assure le suivi dans les délais requis.

Elle veille à la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archives.

Elle assure l’interface et la transmission de l’information entre la secrétaire et le Conseil canadien des organismes de réglementation de la profession infirmière (CCORPI/CCRNR) et le National Council of State Boards of Nursing (NCSBN) en prévision des réunions.

Elle fait le suivi du budget de formation des administrateurs de l’OIIQ et contribue à la logistique de l’application du programme de formation.

Elle s’occupe de la préparation et du suivi de l’Assemblée générale annuelle de la Fondation de l’OIIQ.

Elle contribue à la coordination de la rédaction du rapport annuel et du suivi de la reddition de compte de l’OPQ.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat universitaire dans une discipline pertinente à la fonction. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins sept ans en secrétariat. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Expérience auprès de la haute direction sera considérée comme un atout;
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais);
  • Excellente habileté rédactionnelle et connaissance de l’orthographe et de la grammaire;
  • Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint dans un environnement Windows;
  • Connaissance du système de santé québécois sera considérée comme un atout;
  • Capacité élevée d’établir des priorités;
  • Niveau d’autonomie supérieur;
  • Capacité à s’adapter au changement;
  • Grand sens de l’organisation;
  • Souci de la qualité et du service à la clientèle;
  • Excellente habileté interpersonnelle;
  • Aptitude pour le travail d’équipe et la collaboration avec les directions;
  • Discrétion;
  • Capacité à travailler sous pression.

À propos de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

 L’OIIQ est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Il compte quelque 78 000 membres et quelque 16 000 étudiants immatriculés. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

 

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 26 novembre 2020 à 17 h.