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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjoint (e) à la Direction

Maison Jean Lapointe inc.

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le juin 1, 2021.

Description du poste :

Nous recherchons un.e adjoint.e à la direction. La personne recherchée est polyvalente et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.

Sous l’autorité de la Directrice générale, il ou elle assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de La Maison Jean Lapointe.

Sommaire des responsabilités :

  • Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
  • Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
  • Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
  • Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
  • Gérer le courrier électronique et la correspondance
  • Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
  • Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
  • Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux
  • Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
  • Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
  • Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
  • Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
  • Participer à des projets spéciaux et supporter la directrice générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction
  • Toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat

Exigences et expérience :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point
  • Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
  • Trois ans d’expérience à titre d’adjoint.e à la direction

Compétences requises :

  • Familiarité avec les conseils d’administration
  • Autonomie
  • Sens de l’organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois 
  • Gestion des priorités 
  • Capacité d’adaptation
  • Discrétion et esprit de synthèse
  • Bon jugement 
  • Capacité à analyser et rédiger des textes complexes
  • Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles