Adjointe administrative

Chez FNX-INNOV, nous veillons jour après jour à redéfinir l’ingénierie sans aucune barrière. Nous sommes une entreprise de propriété québécoise qui innove grâce à ses services intégrés de la conception à la réalisation. Fort de nos 1000 professionnels et experts, nous excellons dans les secteurs de pointe tels que l’environnement, l’énergie, les infrastructures, le traitement des eaux, le bâtiment, l’efficacité énergétique, le génie industriel et minier, les télécommunications, les sciences de la terre, l’ingénierie des matériaux, la gestion de projets et la construction.

Présents dans plusieurs régions du Québec et du Canada, notre firme s’appuie sur des valeurs d’innovation, de respect, de collaboration, et d’intégrité pour s’entourer des meilleurs talents dans la poursuite de sa mission.

Joignez-vous dès maintenant à l’une de nos équipes multidisciplinaires, et ensemble, créons l’avenir!

Au sein de l’équipe Aménagement, Environnement et Sciences de la terre, à titre d’adjointe administrative :

Lieu de travail : Sherbrooke

Vos responsabilités

• Coordonner et, selon le cas, participe ou prend en charge la rédaction et le montage des offres de services professionnelles déposées au Québec, au Canada et à l’international ;
• Rédiger, transcrit et révise des textes, à partir de supports très divers, en faisant preuve de jugement et de compétence sur le plan de la terminologie, la grammaire, la ponctuation et la disposition, en français et en anglais, touchant des offres de services, des rapports, des notes techniques, etc.;
• Préparer des présentations PowerPoint ou autres logiciels de présentation et des échéanciers avec MS Project;
• Préparer des tableaux de bord sous Excel incluant des présentations graphiques;
• Rédiger la correspondance en réponse à des demandes courantes d’ordre administratif et voit à son classement selon leurs dossiers;
• Assurer le suivi et la mise en place des dossiers administratifs pour les appels d’offres et voit à obtenir tous les documents administratifs et de conformité requis dans les appels d’offre afin d’assurer leurs conformités lors du dépôt ;
• Récolter de données et d’informations auprès des diverses équipes techniques et départements pour rédiger et/ou compléter la rédaction d’offres de service, rapports, tableaux de bord et indicateurs, etc.;
• Assurer le suivi et l’archivage des offres de services réalisées et des documents administratifs de la direction;
• Réviser les rapports ou notes techniques préparés par les divers professionnels afin de vérifier la qualité linguistique ainsi que le respect des normes graphiques de l’entreprise;
• Assurer l’application des procédures et instructions de travail du système qualité (ISO 9001/2015);
• Assurer, à l ’occasion, le remplacement de la réceptionniste en son absence;
• Voir à la gestion des divers livrables de façon à respecter les échéanciers incluant le dépôt au lieu et à l’heure exigés dans les documents d’appel d’offre.

Votre profil

• Diplôme d’études universitaires en rédaction et communication, diplôme d’études collégiales en bureautique ou équivalent;
• Expérience pertinente dans un poste similaire est un atout;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office incluant MS Project et Acrobat;
• Excellente maîtrise des langues française et anglaise (écrit et parlé);
• Expérience en rédaction d’appel d’offre est considéré comme un atout important;
• Discrétion et débrouillardise;
• Sens de l’organisation et facilité à communiquer;
• Sens des priorités et de la gestion des échéanciers.