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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjointe administrative

Collège Laflèche

C'est un Contrat job à Trois-Rivieres, QC publiée le juin 6, 2021.

Adjoint(e) administratif(ve) à la Direction des études – Poste non syndiqué 3e affichage
Remplacement jusqu’au 30 juin 2023

Sous la responsabilité de la directrice des études, le titulaire de ce poste planifie, organise, encadre et effectue le travail de bureau afin d’assister la directrice des études et ainsi, assurer un fonctionnement administratif rapide et efficace de son service.

• Responsable des tâches administratives pour la directrice des études, son service et la Formation continue :
o Accueille et informe toutes les personnes qui se présentent à la direction des études;
o Reçoit les appels téléphoniques acheminés à la direction des études;
o Gère l’agenda de la directrice des études;
o Participe à divers comités de la direction des études, prépare les ordres du jour ainsi que les documents requis, rédige les procès-verbaux et en assure les suivis;
o Veille à ce que les dossiers et les documents requis pour les réunions soient complets et fournis au moment opportun;
o Prépare un plan de travail annuel, calendriers des réunions de programmes et de départements et le calendrier des rencontres des secteurs et les soumet à son supérieur pour approbation;
o Reçoit les plaintes non réglées des étudiants et des parents.

• Apporte un soutien administratif en ce qui a trait aux tâches des enseignants :
o Organise la logistique des opérations relatives aux évaluations des professeurs permanents;
o Compile les demandes des coordonnateurs en vue de l’exercice des appréciations de cours et détermine l’ensemble des cours à apprécier;
o Met à jour, avec l’attaché en administration du service de l’organisation scolaire, les tableaux de tâches (C.I.);
o Participe à l’exercice des tâches en collaboration avec les coordonnateurs de départements;
o Élabore la liste des priorités d’embauche et informe la directrice des études ainsi que les coordonnateurs de programmes des priorités de chargés de cours et des professeurs à la leçon en vue des projets de tâches;
o Élabore la liste des cours pour les affichages internes en fonction des tâches à combler;
o Prépare les recommandations d’embauche et confirme les tâches aux coordonnateurs;
o Dresse différentes listes liées à la direction des études : priorités des professeurs à la leçon, changements de statut, liste des professeurs par département et par programme, etc;
o Prépare différents tableaux, dont celui des primes qui seront versées aux coordonnateurs et celui des mandats spéciaux accordés aux enseignants;
o Transmet aux services concernés les changements de tâches à effectuer lors de remplacement ou d’absence en cours de session.
o Fait le suivi des absences, congés et outils de gestion de temps de son service.

• Apporte un soutien pour l’administration des budgets alloués aux coordonnateurs de programmes :
• Informe la directrice des études des dépassements dans les budgets des programmes et départements;
• Vérifie les comptes de dépenses des professeurs et les achemine à la directrice des études pour approbation;
• Effectue les bons de commande pour la direction des études, valide les bons de commande et les rapports de dépenses;
• Participe à certaines étapes des révisions budgétaires;
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
• Attestation d’études collégiales ou diplôme d’études collégiales en secrétariat;
• Cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire;
• Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel;
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Connaissance des logiciels Clara, un atout;
• Connaissance du Collège, de ses structures et de ses intervenants, un atout;
• Connaissance des procédures et des politiques organisationnelles, un atout.

Tes qualités / aptitudes / talents
• Aptitude pour l’accueil et le service à la clientèle;
• Aisance à communiquer avec les gens;
• Habileté dans les relations interpersonnelles;
• Aptitude à travailler dans un contexte d’interruptions fréquentes;
• Grande autonomie;
• Confidentialité;
• Discrétion;
• Esprit de synthèse;
• Initiative;
• Jugement;
• Sens de l’organisation et de la planification.

Traitement
• Poste non syndiqué.
• Contrat de remplacement jusqu’au 30 juin 2023, à temps complet, 35 heures / semaine.
• Rémunération selon l’échelle salariale de la classe d’emploi 521 en vigueur au Collège soit un taux horaire situé entre 22,23 $ et 30,46 $.

Offre

Salaire: 22.23-30.46