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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Adjointe administrative ou adjoint administratif à la Direction générale

Ville de Lévis

C'est un Contrat job à Levis, QC publiée le mai 30, 2021.

Étant la 7e plus grande ville du Québec, Lévis agit comme principal pôle urbain, économique et institutionnel de la région Chaudière-Appalaches. Lévis se positionne en tête de liste de nombreux palmarès depuis des années pour le milieu de vie agréable, accessible et sécuritaire qu’elle offre aux Lévisiennes et Lévisiens. La Ville de Lévis emploie des personnes travaillant dans des domaines aussi variés que la sécurité publique, le tourisme, l’urbanisme, le développement économique, la vie communautaire, l’environnement, les travaux publics, les communications et bien d’autres.

La Ville de Lévis est à la recherche d’une personne qualifiée pour combler un poste cadre temporaire à temps complet (35 heures/semaine), pour une durée de 12 mois, d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif (classe 2) à la Direction générale.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

Le rôle principal et habituel consiste à collaborer étroitement avec les membres de la Direction générale afin d’assurer le respect des échéanciers et un suivi efficace des différents dossiers stratégiques et administratifs de la Direction générale. Assister et soutenir sa supérieure ou son supérieur dans la réalisation de ses mandats. Préparer des rapports de nature administrative et accompagner, selon les besoins et circonstances, sa supérieure ou son supérieur lors de rencontres avec des intervenantes ou intervenants du milieu, telles que la préparation de la planification stratégique annuelle, les rencontres des comités de gestion, la préparation des données aux fins du budget annuel et du plan triennal d’immobilisations. Assurer le suivi et la mise à jour des procédures et politiques internes, ainsi que le suivi de leur mise en oeuvre et application. En collaboration avec son sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat, assure le suivi des demandes politiques au sein de l’administration.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

1. Coordonne l’ensemble des activités reliées au soutien administratif de la Direction générale, en conformité avec les objectifs et orientations stratégiques de la Ville.

2. Collabore étroitement avec chacun des membres de la Direction générale afin d’assurer un suivi administratif efficace et le respect des échéanciers des différents dossiers et projets relevant de leur champ d’activités.

3. Collabore étroitement avec les partenaires internes, externes et politiques afin d’assurer une coordination efficiente des dossiers dont elle ou il a la charge; s’assure du respect des étapes, des livrables et des échéanciers relatifs aux divers dossiers sous sa responsabilité, et ce, dans une vision de collaboration matricielle et corporative.

4. Analyse diverses données et prépare des rapports administratifs nécessaires, entre autres, à la production d’indicateurs de gestion afin d’assurer le pilotage de la performance organisationnelle.

5. À la demande de sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat, participe à différents comités de travail et, dans certains cas, anime des rencontres avec les différentes directions visant à améliorer les procédures administratives.

6. Participe à la préparation du programme triennal d’immobilisations et du budget de la Direction générale, rédige divers rapports et émet des recommandations à sa supérieure ou son supérieur et, s’il y a lieu, en assure le suivi.

7. Agit à titre de soutien pour le déploiement des bonnes pratiques des outils collaboratifs auprès des membres de la Direction générale et des directions.

8. Participe à la conception et à la rédaction de politiques et procédures administratives; assure leur mise en application et suggère de nouvelles méthodes de travail, s’il y a lieu.

9. Assure le maintien et la mise à jour des dossiers administratifs ainsi que des procédures en vigueur, fait les rapports et recommandations nécessaires à sa supérieure ou à son supérieur ce sujet.

10. Soutien le développement de la philosophie Lean en contribuant à différents projets d’amélioration.

11. Assure la rédaction des divers écrits requis au nom de la Direction générale.

12. Agit à titre de chargée ou chargé de projet dans la réalisation de certains mandats impliquant plusieurs parties prenantes au sein de l’organisation.

13. Coordonne le maintien et l’amélioration des pratiques visant une gestion municipale sans papier.

14. Coordonne les divers agendas et assure la standardisation de ces derniers dans un objectif d’efficience.

15. Déploie et maintien le classement des écrits et dossiers requis selon une méthodologie de classement éprouvée.

16. Effectue les diverses recherches internes et externes à la demande de sa supérieure ou son supérieur.

17. Assure le suivi des correspondances en incluant la gestion quotidienne des boîtes courriels et pose les actions requises selon les protocoles établis.

18. Voit à l’approvisionnement des fournitures de bureau, au bon fonctionnement des divers équipements et assure les suivis requis.
EXIGENCES DU POSTE

– Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou en techniques administratives combiné à un minimum de trois années d’expérience pertinente à l’exercice des fonctions, notamment en gestion de personnel.

– Un certificat universitaire jugé pertinent à la fonction peut être un atout.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

– Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités
– Esprit d’analyse et créativité
– Sens politique
– Savoir-être
– Jugement
– Capacité décisionnelle
– Maîtrise des outils collaboratifs
– Capacité d’adaptation, à mener plusieurs dossiers en parallèle, à travailler selon des échéanciers serrés

L’employeur se réserve le droit de faire usage de tests pour évaluer les candidatures.

LIEU DE TRAVAIL

2175, chemin du Fleuve, Lévis (secteur Saint-Romuald)

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cadre classe 2 : 59 250 $ à 77 743 $ (salaire 2019), selon le Recueil des conditions de travail des cadres de la Ville de Lévis

PÉRIODE D’AFFICHAGE

Du 28 mai au 7 juin 2021

NUMÉRO DE CONCOURS

CADRT-012-2021

DÉPÔT DES CANDIDATURES

Les personnes répondant aux exigences de la fonction et intéressées à présenter leur candidature doivent postuler par le biais du Site de recrutement en ligne de la Ville de Lévis (https://portailvip-rec.ville.levis.qc.ca)et joindre une copie de leur curriculum vitae avant 23 h 59, le 7 juin 2021.

Offre

Salaire: 59250.00-77743.00