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   emplois en administration   

Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Agent, agente d’administration (revenus)

HEC Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le août 1, 2022.

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, débourses, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent, l’agente d’administration (revenus) effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la comptabilisation des revenus de HEC Montréal. Cette personne prépare des dépôts pour les banques, les factures et participe aux activités de son secteur : entrée de données, perception des droits de scolarité, émission des reçus d’impôts, etc.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données de la fiche financière des étudiants (facturation, paiement, pénalités, mauvaises créances, remboursement, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées.
  • Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes des différents fonds de HEC Montréal.
  • Identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes. S’assure d’obtenir toute pièce justificative nécessaire.
  • Effectue la facturation de HEC Montréal, saisit et met à jour les données, effectue les entrées de journal appropriées.
  • Vérifie le solde des caisses de la Zone Info; s’assure d’obtenir la totalité des reçus de paiement par carte bancaire.
  • Saisit les données relatives à l’encaissement des paiements des étudiants effectués à la Zone info ou reçus par courrier. S’assure de l’encaissement des chèques postdatés aux dates requises.
  • Répond aux demandes de renseignements relevant de son champ d’activité et provenant de la Zone info:
    • Effectue l’analyse du dossier financier étudiant afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées,
    • Confirme aux étudiants les informations relatives à leur dossier dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels,
    • Répond aux demandes étudiantes relatives aux reçus d’impôt pour l’année courante et les années antérieures ; lorsque requis, émet un duplicata,
  • Vérifie les transactions de remboursement des frais de scolarité effectuées par la Zone Info; s’assure d’obtenir les pièces justificatives nécessaires; au besoin, apporte les corrections appropriées.
  • Émets hebdomadairement les remboursements aux étudiants ou aux participants de l’École des dirigeants.
  • Dans le respect des procédures et des règles établies, traite les demandes de remboursement relatives aux services dispensés par l’Université de Montréal aux étudiants (soins, ateliers, etc.).
  • Effectue le suivi des chèques de paiement sans provisions retournés par les institutions bancaires, des chèques de remboursement retournés ou non encaissés après six mois, etc.
  • Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, prépare les dépôts pour les banques. À cet effet, effectue les entrées de journal relatives aux lots de dépôts à l’aide du système de gestion intégré, produit et vérifie les rapports appropriés.
  • S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.
  • Documente et met à jour les politiques, les procédures, les graphiques d’acheminement et les méthodes de travail de sa section.

Système de gestion intégré

  • Procède à des tests de validation sur les calculs des droits de scolarité pour les factures tous les trimestres afin de s’assurer de l’exactitude des données.
  • Effectue les tests requis pour l’émission des reçus d’impôt, provincial et fédéral.
  • Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégrée relative à son champ d’activité (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués dans le système People Soft (Gestion académique).
  • Participe activement à la mise-en-place de nouvelles solutions permettant d’automatiser les activités de son secteur
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et gestion ou dans toute autre discipline jugée pertinente
  • Minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles
  • Aptitudes à travailler en équipe
  • Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

Avantages

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire estival: 10 vendredis d’été
  • Aménagement de temps de travail: mode hybride
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées