Agent.e de bureau, classe principal, Finances #10462

Pourcentage de la tâche: 100%

Superviseur immédiat: Coordonateur des finances

Horaire: Lundi au vendredi, heures à discuter

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.

Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie qu’ils requièrent.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois coordonne le travail, le distribue, le vérifie et donne son avis sur sa qualité; elle vérifie le respect des échéanciers; elle voit à l’initiation du personnel.

Elle détermine l’échéancier des travaux de son secteur conformément aux instructions reçues; elle rappelle les échéances aux personnes concernées, qu’elles soient de l’intérieur ou de l’extérieur de la commission.

Elle exécute des tâches complexes et spécialisées; elle sélectionne, prépare et vérifie des données; elle prépare des documents, des états et des rapports comportant l’inscription de données qu’elle doit interpréter, au besoin, et qu’elle obtient par suite de recherches à l’intérieur ou à l’extérieur de la commission.

Elle transige avec le public ou le personnel notamment sur des modalités de paiement ou de recouvrement ou sur toute autre question relevant de sa compétence.

Elle formule des suggestions et recommandations afin d’améliorer la marche des opérations dont elle est responsable.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Excellente connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit.

Très bonne connaissance de Word, Excel; PowerPoint serait un atout.

Être autonome, capable de faire face simultanément à plusieurs demandes et de travailler en équipe.

Capable d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles situations.

Un très bon jugement, une capacité d’analyse et de résolution de problèmes.

Doit être capable d’établir les priorités dans les tâches confiées, faire preuve d’organisation, de planification et assurer les suivis.

Une bonne mémoire et un grand souci du détail.

Excellentes aptitudes interpersonnelles.

Faire preuve d’une grande discrétion et objectivité.

Doit être disponible et faire de preuve de flexibilité relativement à l’horaire de travail dû au fait que certaines activités de sélection peuvent avoir lieu en dehors des heures normales de travail.

Scolarité et expérience

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Autre exigence

Avoir des connaissances approfondies en bureautique.

N.B. : Les personnes qui souhaitent être considérées pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word, Excel et leur capacité d’analyse et de résolution de problèmes.