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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Agente Ou Agent À L’administration

l'Institut canadien de Québec

C'est un Contrat job à Quebec, QC publiée le juin 6, 2021.

VOUS AIMEZ LE TRAVAIL ADMINISTRATIF?

L’IDÉE DE TRAVAILLER DANS LE MILIEU CULTUREL VOUS FAIT ENVIE?

VOUS RÊVEZ DE TÂCHES VARIÉES?

L’ICQ (l’Institut canadien de Québec) est à la recherche de candidates et de candidats de talent!

L’ICQ est un organisme culturel actif dans la capitale depuis 1848. L’ICQ gère et anime le réseau de la Bibliothèque de Québec et la Maison de la littérature. Par sa programmation culturelle et ses programmes de littératie, il est présent quotidiennement dans la vie des citoyennes et citoyens de Québec. L’ICQ organise chaque année le festival littéraire Québec en toutes lettres et l’événement Pop numériQC.

Joignez une talentueuse et dynamique équipe de 300 personnes qui, avec l’aide de ses 400 bénévoles et de ses nombreux organismes partenaires, oeuvrent à la mission de L’ICQ : donner accès au savoir et à la culture par les bibliothèques, la littérature et la littératie.

LES INCONTOURNABLES

Titre du poste : AGENTE OU AGENT À L’ADMINISTRATION

Pour quelle équipe recrute-t-on? : Ce poste est à pourvoir au sein de l’équipe de l’administration de L’ICQ.

Classification : Poste non syndiqué à temps plein (35 heures par semaine)

Localisation : Administration de L’ICQ – Bibliothèque Charles-H.-Blais (1445, avenue Maguire, Québec, G1W 2T9)

Échelle salariale : 33 051 $ à 50 905 $ incluant une gamme complète d’avantages sociaux

Entrée en fonction prévue : 19 juillet 2021

Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (fermeture entre 12 h et 13 h)

VOS RESPONSABILITÉS

Sous l’autorité de la conseillère principale, vie organisationnelle et relations publiques, la personne titulaire de ce poste a pour fonction principale d’offrir un soutien administratif aux diverses équipes de L’ICQ (l’Institut canadien de Québec), gestionnaire de la Bibliothèque de Québec, de la Maison de la littérature et d’événements culturels, et d’assurer un accueil de qualité aux intervenants internes et externes. Cette personne travaille étroitement avec ses collègues de l’administration.

FONCTIONS GÉNÉRALES

  • Accomplir des tâches administratives et de secrétariat pour les différents services de l’organisation.
  • Offrir un service d’accueil de qualité (téléphonique, par courriel et sur place).
  • Collaborer avec divers membres du personnel pour la réalisation de certains dossiers.
  • Être en relève à l’adjointe administrative aux communications (programmation culturelle et vie organisationnelle) et en soutien à l’adjointe à la direction générale.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

  • Soutien aux opérations de L’ICQ
    • Assurer le soutien administratif lié aux différentes activités de L’ICQ
    • Prendre en charge le suivi des courriels et des appels téléphoniques.
    • Traitement de la correspondance de base à partir de gabarits existants.
    • Fournir les informations de première ligne des services et des activités de la Bibliothèque de Québec et de L’ICQ.
    • Accueillir les visiteurs et fournisseurs à l’administration de L’ICQ..
    • Prendre en charge l’expédition du courrier interne et externe (service de messager, tournée des bacs, etc.) et la préparation des documents en appui aux opérations (photocopies, plastification, boudinage, etc.).
    • Faire l’impression et l’envoi hebdomadaire des avis de facturation de la Bibliothèque de Québec.
    • Prendre en charge les demandes téléphoniques, informatiques et immobilières pour l’administration de L’ICQ et en assurer le suivi.
    • S’assurer de l’entretien des équipements du secrétariat.
  • Soutien au Service des ressources humaines
    • Assurer le soutien administratif pour les services des Ressources humaines (rédaction de lettres, création de tableaux, saisie de données, numérisation de documents, etc.).
    • Collaborer au processus de dotation du personnel (convocations, accueil des candidates et candidats en entrevue, information sur le processus d’offre d’emploi, production et envoi des lettres d’engagement, etc.) ainsi qu’au dossier santé et sécurité.
    • Préparer les cahiers de formation et collaborer à la mise à jour des mesures d’urgence.
    • Préparer la trousse pour les nouveaux membres du personnel syndiqué (pochette, carte, etc.).
    • S’assurer du suivi des confirmations aux formations et procéder à la transmission des documents (cahiers et identifications) aux participantes et participants.
  • Accomplir toute autre tâche connexe

VOUS AVEZ LE PROFIL ?

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou en administration ou expérience équivalente
  • Minimum d’un (1) an d’expérience pertinente
  • Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
  • Bonne qualité de la langue française à l’oral et à l’écrit

VOTRE PERSONNALITÉ FERA LA DIFFÉRENCE !

  • Avec un grand sens du service, vous avez un intérêt pour le travail d’équipe et vous avez à cœur de collaborer avec vos collègues?
  • Votre attitude professionnelle et proactive, votre dynamisme, votre autonomie, votre ponctualité et votre discrétion sont reconnus par vos pairs?
  • Vous êtes à l’aise de gérer plusieurs tâches simultanément ainsi que d’évoluer dans un environnement en mouvement?
  • La rigueur et le sens de l’organisation sont des compétences dont vous avez la maîtrise?

Vous souhaitez faire partie d’une organisation qui a le vent dans les voiles? Venez joindre une équipe de gens passionnés!

Offrir votre soutien et votre collaboration vous motive ? C’est ici que votre rêve peut devenir réalité!

Les personnes intéressées doivent poser leur candidature avant le jeudi 17 juin 2021 à 16 h.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Nous vous invitons aussi à consulter les sites institutcanadien.qc.ca et bibliothequedequebec.qc.ca

Offre

Salaire: 33051.00-50905.00