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Les meilleures offres d'emploi pour ceux qui veulent une carrière au bureau

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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Agente ou agent de secrétariat

Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le septembre 6, 2021.

Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé ?

Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie et de la gastronomie. Doté d’installations uniques, dont un hôtel-école 4 étoiles, deux restaurants d’application pédagogique et deux unités de recherche, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Reconnu pour l’excellence de ses formations qui répondent aux plus hauts standards de l’industrie, l’ITHQ offre aussi des ateliers destinés aux professionnels ainsi qu’au grand public.

Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

  • Un lieu de travail situé sur la rue Saint-Denis, au-dessus de la station de métro Sherbrooke
  • Des installations comprenant un café étudiant, une cafétéria, deux restaurants, un bar « Blanc-Bec » et une salle de musculation avec douches.

Vos principaux mandat

Soutien administratif à la direction

  • Gérer la boîte courriel du gestionnaire : s’assurer de lire et déterminer le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide à son gestionnaire, organiser la boîte afin de simplifier les recherches et lui préparer les projets de réponse
  • Assurer et coordonner les activités de l’agenda de son gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies
  • Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l’ITHQ à titre de nouvelles procédures ou rappels en cours de session
  • Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures
  • Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant les changements nécessaires
  • Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction (plans de cours, évaluations professeurs, évaluations d’enseignements, lettres, documents). conformément au plan de classification en vigueur;
  • Participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de son unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la responsable de la gestion de l’information et des archives de l’ITHQ.

Soutien aux enseignements

  • Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, s’assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, suivre le respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour les validations de ceux-ci par les coordonnateurs et en organiser l’archivage 
  • Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs tant au niveau des livres à commander que les livres de recettes à imprimer en début de chaque session 
  • Préparer les évaluations des enseignements pour chaque cours par les étudiants, bâtir un calendrier par session et s’assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et les archiver 
  • Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors de rencontres d’évaluation en préparant les documents et rédactions des lettres après les rencontres 
  • Fournir un soutien administratif pour des concours et jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondances)
  • Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant différents contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

Soutien au développement de la direction

  • Concevoir de nouvelles méthodes et/ou outils de travail afin de simplifier les processus
  • Concilier et développer, au besoin, de nouvelles méthodes et/ou outils de travail pouvant servir à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter ainsi un dédoublement
  • Par la recherche de documents ou renseignements, apporter le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées de la direction
  • Arrimer les pratiques communes avec la secrétaire de la direction de la formation technique

Votre profil

  • Excellent sens de l’organisation et de la planification
  • Souci du détail, minutie et rigueur
  • Grandes habiletés relationnelles et approche client
  • Bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes
  • Excellente habileté de communication
  • Bon esprit de synthèse

Vos forces

  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit
  • Excellente connaissance d’Office 365
  • Connaissance du moteur de recherche Sphinx
  • Atouts
  • Connaissance d’Ultima

Vous détenez

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes
  • Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement
  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Nous vous offrons

  • Contrat régulier à temps plein (35 h/semaine)
  • Échelle salariale : de 37 951 $ à 45  658 $ selon l’expérience
  • Nombreux avantages dont l’accumulation de 20 jours de vacances entre le 1er avril et le 31 mars, l’adhésion à des assurances collectives et la cotisation à un régime de retraite
  • Poste syndiqué

Information générale 

  • Hélène Poissant : 514 282-511, poste 4125

Pour vous joindre à notre équipe

Vous n’avez qu’à nous transmettre votre curriculum vitæ détaillé par courriel à l’adresse suivante :

dotation@ithq.qc.ca. Les candidatures seront évaluées au fur et à mesure de leur réception.

 

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ces postes.

Seules les personnes retenues seront contactées.

 

Offre

Salaire: 37951.00-45658.00