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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Cégep de l’Outaouais: Secrétaire Administrative

Cégep de l'Outaouais

C'est un Temps-Plein job à Gatineau, QC publiée le novembre 19, 2021.

Accomplir diverses tâches de secrétariat pour la direction adjointe des études du Service d’aide à la réussite et au cheminement scolaire (SARCS) et les autres cadres de ce service.

Plus particulièrement, réaliser les fonctions les plus complexes de collaboration auprès d’une ou de plusieurs personnes.

Principales tâches : Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et prendre les messages.

Assurer l’accueil et référer les personnes aux ressources appropriées.

Recevoir et transmettre verbalement ou par écrit l’information générale.

Transcrire et corriger textes, lettres, tableaux, etc.

Relever et préparer toute correspondance pour signature, dépouiller et acheminer le courrier, tenir l’agenda de la direction adjointe des études; Effectuer de sa propre initiative la correspondance courante de type simple (ex : accusé de réception, demande d’information, formulaire, etc.).

Acheminer certains documents et courriels aux employés, notamment le personnel enseignant et les responsables de la coordination départementale et de programme.

Effectuer toute recherche, cueillette et agencement de renseignements à inclure dans les rapports, la correspondance et autres documents.

Effectuer la mise à jour et la mise en page de divers documents d’information et effectuer des photocopies.

Préparer des tableaux d’analyses et de statistiques.

Participer à la planification, à l’organisation et à la mise en œuvre des activités et des opérations du SARCS, notamment celles de la rentrée scolaire et des nouveaux admis; Organiser des réunions et rencontres : réserver les locaux, commander les repas, collations et breuvages, convoquer les participantes et les participants et préparer les dossiers nécessaires.

Tenir à jour les dossiers et registres du service, notamment les horaires de travail, les feuilles de temps supplémentaire, les demandes de chèque et de remboursements, les demandes de déplacements, etc.

En lien avec les rencontres de l’équipe des professionnelles et des divers comités dont la direction adjointe des études est responsable, préparer les convocations et les ordres du jour, assurer le secrétariat des rencontres, rédiger et diffuser les comptes-rendus et les procès-verbaux.

Collaborer à la planification et à la révision budgétaire.

Préparer au besoin les demandes budgétaires, assurer l’inventaire et la réception du matériel, préparer les réquisitions et assurer la tenue des dossiers et le suivi continu des budgets.

Préparer, classer et archiver les dossiers; Participer au suivi de divers dossiers de la direction des études; Coordonner certaines activités liées à l’application du Règlement sur la réussite scolaire, notamment celles en lien avec les comités d’appel et leur suivi.

Tenir à jour les informations du SARCS sur le site du Cégep, sur ICO et dans les guides et outils de référence; Accomplir toute autretâche connexe.

Exigences : Détenir un diplôme d’études collégiales avec champ Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option approprié OU détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences: Avoir le souci du service client de qualité et du détail; Posséder un bon sens de l’organisation et être rigoureux; Faire preuve d’autonomie et d’initiative; Démontrer des capacités à faire des suivis et à respecter des échéanciers ; Posséder une bonne capacité à travailler de façon constructive en équipe ; S’adapter face à la gestion de diverses situations imprévues ; Posséder d’excellentes connaissances pratiques des logiciels de traitement de textes (Word) et de chiffrier électronique (Excel) ; Capacité à respecter les délais et les échéanciers; Posséder une bonne connaissance du français parlé et écrit ; Connaître CLARA pédagogie ; Connaître les procédures d’admission du SRAM, du RREC, du Règlement relatif à l’admission et à l’inscription dans un programme d’études collégiales du Cégep de l’Outaouais ; Connaître le Règlement sur la réussite scolaire et des services d’aide à la réussite ; Connaître les programmes offerts au Cégep de l’Outaouais.