Coordonnateur administratif

Tu as de bonnes habiletés relationnelles, une attitude positive empreinte de professionnalisme, de même qu’une polyvalence hautement développée ? Tu aimes travailler en équipe et tu as le sens des responsabilités ? Tu es à la recherche d’un nouveau défi stimulant qui te permettra d’évoluer au sein d’une équipe créative et inspirante ? Cet emploi est pour toi !

Sous la supervision de la Directrice générale, le coordonnateur administratif / la coordonnatrice administrative travaillera en étroite collaboration de manière à interpréter les requêtes et à répondre adéquatement et de façon autonome aux différentes demandes. De plus, le coordonnateur administratif / la coordonnatrice administrative devra exécuter des tâches de soutien administratif liées aux nombreux projets de l’organisation.Ce poste administratif fait partie intégrante de l’ensemble des activités quotidiennes du Carnaval de Québec et des autres événements gérés par l’organisation, dont les Fêtes de la Nouvelle-France, et requiert un sens de l’éthique très développé tout en nécessitant une capacité d’adaptation afin de répondre à l’évolution constante des besoins internes et externes.

Fonctions spécifiques :

• Administrer et gérer l’ensemble des programmes de subvention (demande, reddition de comptes);
• Coordonner avec les diverses directions l’ensemble des programmes de subvention;
• Veiller au respect du calendrier des dates de dépôt des subventions et des redditions et le tenir à jour;
• Répertorier et classer tous les documents relatifs aux subventions et aux redditions;
• Faire une veille des nouvelles opportunités de demandes de subvention et se tenir à jour de toutes modifications dans les divers programmes de subvention existants;
• Assurer la planification, la coordination et la gestion des activités protocolaires entourant tous les événements;
• Assurer le suivi de la correspondance et des communications d’affaires;
• Rédiger et corriger divers documents (contrats, documents légaux, notes de service);
• Organiser la logistique des réunions, des rencontres des conseils d’administration, des comités de gestion et préparer les documents requis;
• Préparer l’ordre du jour des rencontres hebdomadaires et assister à celles-ci afin d’en rédiger les comptes rendus;
• Gérer le suivi des différentes demandes ou dossiers notamment reliés à la haute direction;
• Assurer le traitement de dossiers hautement confidentiels;
• Collaborer à l’élaboration des bilans annuels;
• Effectuer le traitement des relevés de dépenses;
• Assister dans la préparation des documents budgétaires annuels;
• Participer à la mise en place de certains événements internes concernant principalement les employés;

• Gérer et répondre aux plaintes adressées à l’organisation;
• Rester à l’affût des nouvelles stratégies axées sur l’expérience client pour l’organisation;
• Proposer de nouvelles manières de faire aux départements concernés afin de bonifier tout ce qui est en lien avec l’expérience client durant les événements;
• Gérer et coordonner toutes les demandes de subvention et de normalisation en matière de développement durable et d’écoresponsabilité en respect des normes gouvernementales et des partenaires privés;
• Rédiger et coordonner les rapports/bilans en lien avec le développement durable;
• Veiller au respect et à l’application des mesures du plan de développement durable 2022-2025;
• Effectuer du travail général de bureau et toutes autres tâches connexes.

Compétences recherchées 

• Haut niveau d’autonomie, de proactivité et capacité à travailler avec un minimum de supervision;Capacité à répondre à un large éventail de questions dans un contexte parfois ambigu;
• Jugement fiable dans l’établissement des priorités;
• Entregent et fortes habiletés relationnelles;
• Aptitude à établir l’ordre de priorité des tâches et capacité à gérer des délais multiples;
• Professionnalisme, discrétion, diplomatie et discernement;
• Capacité à traiter des informations hautement confidentielles;
• Intérêt envers l’expérience client et le développement durable (atout).

Profil recherché :

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, secrétariat ou l’équivalent;
• Expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire;
• Expérience dans le milieu événementiel (atout);
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
• Bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit (atout).

Conditions d’emploi :

• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine (flexibilité demandée lors des événements);
• Flexibilité au niveau de l’horaire de travail et politique de télétravail hybride;
• Salaire annuel à discuter selon l’expérience;
• Assurance collective après 3 mois à l’emploi;
• REER collectif compétitif avec contribution de l’employeur;
• Généreuse banque de congés personnels, en plus des vacances;
• Environnement de travail stimulant, dynamique en constante évolution.

Soumets ta candidature par courriel à l’adresse suivante : rh@carnaval.qc.ca. 

Seules les personnes retenues seront contactées.

Nous te remercions à l’avance pour l’intérêt manifesté pour le poste de « le coordonnateur administratif / la coordonnatrice administrative » et à l’endroit du Carnaval de Québec !