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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Secrétaire administratif(ve) (Remplacement temporaire à temps partiel jusqu’en octobre 2022, ou jusqu’au retour de la titulaire du poste.)

Cégep Héritage College

C'est un Contrat job à Gatineau, QC publiée le septembre 1, 2021.

SOMMAIRE DU POSTE
Effectue diverses tâches de secrétariat complexes, délicates et confidentielles reliées à différents services, en collaboration avec la Directrice ou le Directeur des Services aux étudiants.

TÂCHES
Les tâches typiques dont le (la) titulaire de ce poste aura la responsabilité sont les suivantes :

  • Reçoit et transfère les appels téléphoniques et prends des messages.
  • Accueille et dirige les visiteur(euse)s et les étudiant(e)s.
  • Conçoit la correspondance courante, les brouillons et les notes de service du département et prépare de façon autonome la correspondance n’ayant pas à être portée l’attention de son (sa) superviseur(e).
  • Recherche, compile et analyse des données et statistiques pour des rapports, de la correspondance, des avis de réunion, etc., et présente le tout sous la forme de tableaux ou de graphiques.
  • Crée et tient à jour des fichiers et des documents portant sur tous les sujets intéressant le service.
  • Utilise l’équipement de bureau.
  • Communique avec le Service des ressources matérielles en cas de problème avec les installations ou les photocopieurs.
  • Tape et met en forme des documents, y compris des rapports statistiques.
  • Entre des données en format Excel.
  • Peut être appelé(e) à agir en tant que remplaçant(e) pour certaines fonctions ou tâches du service.
  • Tient à jour les systèmes de classement.
  • Tient à jour les calendriers et la planification des rendez-vous.
  • Voit à la préparation des voyages.
  • Organise les réunions et en rédige les comptes rendus.
  • Applique les procédures administratives.
  • Organise et supervise les évaluations sur place à mi-session.
  • Recueille et soumet les documents à la vérification des antécédents par la police en prévision des stages des étudiant(e)s.
  • Participe à l’organisation des événements de la vie étudiante tels que la remise des diplômes, l’orientation des nouveaux(elles) étudiant(e)s, la soirée de remise des prix, etc.
  • Utilise les technologies de l’information et les outils de communication mis à sa disposition en rapport avec le travail à effectuer.
  • Accomplit toute autre tâche au besoin.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

    • Détenir au minimum un diplôme d’études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée, ou un diplôme d’études secondaires (DES), ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente.
    • Avoir un minimum de 4 ans d’expérience pertinente.
    • Posséder d’excellentes compétences linguistiques en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
    • Posséder d’excellentes compétences en matière de traitement de texte et de classement.
    • Une expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle.

    AUTRES QUALIFICATIONS

      • Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
      • Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
      • Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
      • Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
      • Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
      • Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
      • Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

      ÉCHELLE SALARIALE (PAR HEURE)
      21,69$ – 23,76$

      Offre

      Salaire: 21.69-23.76