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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Secrétaire administrative

Cégep Limoilou

C'est un Contrat job à Quebec, QC publiée le septembre 2, 2021.

Le Cégep Limoilou est un établissement d’enseignement supérieur créatif, riche de sa clientèle diversifiée et qui favorise l’accomplissement et l’engagement de tous. Reconnus pour la qualité de notre enseignement, nous offrons divers programmes préuniversitaires et techniques, des attestations d’études collégiales et de la formation continue. Travailler au Cégep Limoilou, c’est faire partie d’une communauté stimulante qui unit ses forces pour favoriser la réussite de milliers d’étudiants.


VOTRE EMPLOI

Sous l’autorité de la directrice des ressources matérielles et de l’approvisionnement, la personne accomplit diverses tâches complexes de secrétariat en collaboration avec les gestionnaires responsables des services financiers, des bâtisses et de l’approvisionnement.

VOS PRINCIPAUX MANDATS

En soutien aux gestionnaires de la Direction des ressources matérielles et de l’approvisionnement, la personne effectue les tâches suivantes:

  • Reçoit les appels téléphoniques et les traite par priorité;
  • Gère l’agenda des gestionnaires, planifie, organise et convoque diverses réunions;
  • Conçoit, produit et met en page divers documents, tableaux et formulaires;
  • Rédige et révise des documents, des lettres, des notes de service et de la correspondance courante;
  • Tient à jour le calendrier des opérations, fait le suivi des divers échéanciers, effectue les rappels nécessaires et s’assure que les délais sont respectés;
  • Dresse l’ordre du jour des rencontres, prépare la documentation, assiste à certaines rencontres, rédige les comptes rendus et fait les suivis appropriés;
  • Effectue diverses recherches en soutien aux travaux des gestionnaires, analyse et résume le résultat de ces recherches en dressant des tableaux ou des statistiques;
  • Tient à jour plusieurs dossiers reliés à l’application des politiques, des ententes, procédures et processus et fait les suivis appropriés;
  • Effectue des suivis budgétaires, assure le paiement de factures et prépare des rapports de dépenses;
  • Effectue la préparation des demandes d’achat pour les gestionnaires des bâtisses ;
  • Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
  • Collabore à l’organisation de différentes activités de l’équipe (invitations, suivis, relances, logistique, remerciements, préparation de documentation, etc.);
  • Participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire;
  • Effectue les photocopies et les télécopies pour les gestionnaires;
  • Prend en charge les requêtes adressées au service des bâtisses et à la sécurité, les assigne aux intervenants et les crée au système si nécessaire;
  • Effectue les requêtes au Centre de services;
  • Met à jour les informations en lien avec les mesures d’urgence et le SIMDUT;
  • Expédie les appels d’offres aux fournisseurs et s’assure de leur réception;
  • Rédige et expédie aux fournisseurs concernés les lettres d’adjudication et les lettres de refus;
  • Générer les différents rapports pour permettre au service de l’approvisionnement d’effectuer la reddition de compte;
  • Traite le courrier;
  • Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
  • Assure le suivi du dossier des assurances;
  • Effectue la mise à jour du registre des formulaires de confidentialité et celui du registre des clés;

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.


TRAVAILLER AU CÉGEP, C’EST…

– Un environnement de travail exceptionnel, au cœur d’un quartier en pleine effervescence;
– Appartenir à une communauté dynamique et contribuer à préparer la relève de demain;
– Un milieu de vie actif, collaboratif et soucieux de l’environnement;
– Des conditions de travail généreuses (régime de retraite dès l’embauche, quatre semaines de vacances après un an, installations sportives et cours variés, etc.) et des possibilités de développement professionnel.


CETTE OPPORTUNITÉ VOUS INTERPELLE?

Pour postuler, rendez-vous dans la section « Emplois disponibles » de notre site web avant le 17 septembre à 16 h: https://www.cegeplimoilou.ca/grand-public/emplois/emplois-disponibles/

AUTRES EXIGENCES 

  • Posséder une très bonne maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit, capacité de concevoir et rédiger des textes;
  • Maîtriser les outils technologiques requis et les logiciels de la suite Office;
  • Avoir le souci du service à la clientèle;
  • Faire preuve de rigueur au travail et posséder des habiletés certaines en gestion des priorités;
  • Avoir une bonne capacité de gestion du stress;
  • Faire preuve de discrétion, de confidentialité, de jugement et d’éthique professionnelle;
  • Faire preuve d’autonomie et de sens des responsabilités.

Offre

Salaire: 20.98-24.22