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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Secrétaire administrative

Collège de Maisonneuve

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le septembre 9, 2021.

Secrétaire administrative

Institut de recherche sur l’intégration professionnelle des immigrants (IRIPI)

Statut : Personne salariée régulière à temps complet

No de concours : 2122-SR-025

No de poste : 105-606-02

Supérieur immédiat : Habib El-Hage

Ancienne titulaire : Brenda Veer

Bref descriptif de l’IRIPI

L’Institut de recherche sur l’intégration professionnelle des immigrants (IRIPI) est un centre collégial de recherche et de transfert dans le domaine de l’innovation sociale du Collège de Maisonneuve. Il a pour mandat, en partenariat avec différents milieux (entreprises, organismes communautaires, organisations publiques et parapubliques, etc.), l’élaboration et la mise en œuvre de pratiques sociales novatrices afin de favoriser l’intégration socioprofessionnelle des immigrants. Afin de poursuivre sa croissance, l’IRIPI est à la recherche d’une personne dynamique et impliquée dans la réussite des jeunes pour travailler au sein du réseau scolaire auprès de différents partenaires et collaborateurs.

FonctionsNature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Attributions caractéristiques

Assurer le service de première ligne auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement :

  • Accueillir les visiteurs et assurer les tâches associées à la réception, incluant la perception et la distribution de la correspondance ;
  • Recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels vers la ressource appropriée;
  • Répondre aux besoins d’information générale des usagers pour le service.

Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations:

  • Tenir à jour l’agenda de la direction et organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service, notamment :
    • Effectuer la réservation et la préparation des locaux, préparer la documentation requise, procéder aux envois et rappels ;
    • Au besoin, dresser le compte rendu des réunions et en assurer les suivis nécessaires ;
    • Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect.
  • Assister la direction dans la conception et la rédaction de documents, de notes de service ainsi que la correspondance courante et communiquer les informations relevant de sa compétence;
  • Faire la révision, la correction et la mise en page de différents documents, par exemple : correspondance, éléments de visibilité sur le site de l’IRIPI, actes de colloques, documents d’accompagnement de formations, rapports de recherche, etc.;
  • Participer au développement du système de classement et d’archivage du service et en assurer le suivi, établir les procéduriers et les bases de données et assurer la gestion documentaire du service;
  • Tenir à jour et assurer le traitement des comptes de dépenses des membres de l’équipe, des feuilles de temps et de divers formulaires;
  • Voir au suivi administratif des comptes payables et recevables et des déclarations d’heures et d’absences des employés de l’IRIPI;
  • Effectuer les opérations nécessaires pour l’approvisionnement des ressources matérielles et informatiques;
  • Effectuer des recherches documentaires en ligne et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes;
  • Mettre en forme les documents (texte et vidéo), les outils et procédures à déposer dans les instances en lien avec les dossiers du service;
  • Mettre en forme et en ligne les différents sondages réalisés par le service, extraire les résultats et les présenter sous forme de tableaux ou graphique;
  • Accueillir les nouveaux employés (auxiliaires de recherche et stagiaires), les informer quant au volet administratif de l’IRIPI et faire preuve de diligence dans le suivi de leur contrat;
  • Soutenir l’organisation des activités destinées aux étudiants (interculturel en action, école de la diversité, etc) et des activités de grande envergure (webinaires, colloques, forums, etc).

Fournir un soutien administratif pour les activités de l’IRIPI:

  • Effectuer le suivi administratif pour la gestion interne des fonds des activités (recherche, événements, formation, accompagnement) de l’IRIPI;
  • Soutenir la préparation des activités de diffusion de la recherche au Collège (répertoires, mise à jour de contenus sur le site web, diffusion dans l’Intranet, etc.);
  • Tenir à jour le suivi des indicateurs du Plan stratégique liés aux dossiers de l’IRIPI;
  • Mettre à jour différents fichiers (Excel, Forms, Teams, etc. ) de gestion de fond, horaires, projets, etc;
  • Effectuer des suivis avec les clients de l’IRIPI.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Détenir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Exigences

  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite. La personne doit réussir le test;
  • Maîtrise des logiciels Teams et Forms;
  • Maîtrise des logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests informatiques;
  • Posséder une excellente capacité de rédaction, de correction et de production de comptes-rendus. La personne doit réussir le test.

Atouts

  • Connaitre le logiciel Clara;
  • Connaitre la plateforme Survey Monkey.

Salaire et horaire

Salaire : 20,98 $ à 24,22 $ de l’heure;

Horaire : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30;

Période : Dès que possible;

Lieu de travail : 6220 Sherbrooke Est.

Les personnes intéressées doivent compléter leur profil de candidature et postuler sur l’affichage numéro 2122-SR-025 avant 16 h 30, le 23 septembre 2021 à http://www.cmaisonneuve.qc.ca/emploi.

Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seule les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue. Veuillez noter qu’en raison du nombre élevé de candidatures reçues, aucune rétroaction n’est fournie aux candidats non retenus à cette étape du processus.

Offre

Salaire: 20.98-24.22