Secrétaire de gestion #10438

Pourcentage de la tâche: 100% jusqu’au 28 juin 2024

Superviseur immédiat: Directeur Services Éducatifs

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle est le point de chute de l’information et des demandes pour nos élèves qui sont instruits à la maison (DEM).

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Elle devra remplacer l’employée responsable de la réception et de la salle de courrier lors de ses absences et au moment des pauses.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

• Excellente connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit.
• Très bonne connaissance de Word, Excel; PowerPoint serait un atout.
• Être autonome, capable de faire face simultanément à plusieurs demandes et de travailler en équipe.
• Capable d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles situations.
• Un très bon jugement, une capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
• Doit être capable d’établir les priorités dans les tâches confiées, faire preuve d’organisation, de planification et assurer les suivis.
• Une bonne mémoire et un grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Faire preuve d’une grande discrétion et objectivité.
• Doit être disponible et faire de preuve de flexibilité relativement à l’horaire de travail dû au fait que certaines activités de sélection peuvent avoir lieu en dehors des heures normales de travail.

Scolarité et expérience

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre exigence

• Avoir des connaissances en bureautique.

N.B. : Les personnes qui souhaitent être considérées pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word, powerpoint et Excel et leur capacité d’analyse et de résolution de problèmes. La note de passage pour chacun des tests est de 80%. Des entrevues seront aussi tenues afin de valider que le candidat rencontre bien l’ensemble des autres exigences.