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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Secrétaire de gestion

Centre de services scolaire de la Côte-du-Sud

C'est un Contrat job à Montmagny, QC publiée le août 2, 2022.

Nous sommes à la recherche d’une ou d’un secrétaire de gestion pour notre Services éducatifs. La personne relèvera directement de la directrice.

Le rôle principal et habituel de la personne consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat. Elle aura également à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Scolarité et expérience :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences :
• Avoir des connaissances en bureautique;
• Avoir une bonne maîtrise du français.
Des tests de français, Word et Excel pourraient être administrés.
La personne salariée de cette classe d’emploi répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis, et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur. 

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.

Elle doit être à l’aise avec la suite Office 365 et alimenter la section des services éducatifs de l’Intranet.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle prépare les offres de formations et s’assure de faire les suivis nécessaires pour l’organisation des journées pédagogiques.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Offre

Salaire: 22.54-26.00