Secrétaire de gestion

SECRÉTAIRE DE GESTION à l’école secondaire Louis-Jacques-Casault

(141, boul. Taché Est, Montmagny)

ENTRÉE EN FONCTION

Juin 2023

SEMAINE DE TRAVAIL

35 heures/semaine, soit du lundi au vendredi de 8 h à 16 h

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT

La direction de l’établissement

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emploi de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emploi consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

ATTRIBUTIONS ET CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emploi répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis, et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience : être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences :

• Avoir des connaissances en bureautique;
• Avoir une bonne maîtrise du français;

Des tests de français, Word et Excel pourraient être administrés.

TRAITEMENT

Taux horaire entre 22,54 $ et 26,00 $

INSCRIPTION

Les personnes qui désirent participer au concours sont priées de faire parvenir leur offre de service, accompagnée de leur curriculum vitae, en indiquant le numéro du concours, au plus tard le 23 mai 2023 à 16 h, à l’attention de :

Service des ressources humaines

Centre de services scolaire de la Côte-du-Sud

157, rue Saint-Louis, Montmagny (Québec) G5V 4N3

Télécopieur : 418 241-5961

Courrier électronique : resshuma@cscotesud.qc.ca

Le Centre de services scolaire de la Côte-du-Sud remercie tous les candidats et candidates de leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

Le 1er mai 2023

La personne salariée de cette classe d’emploi répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis, et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur. 

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.

Elle doit être à l’aise avec la suite Office 365 et alimenter la section des services éducatifs de l’Intranet.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle prépare les offres de formations et s’assure de faire les suivis nécessaires pour l’organisation des journées pédagogiques.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.