Secrétaire de gestion – Services éducatifs

Remplacement à durée indéterminée se terminant au plus tard au 30 juin 2024
Secrétaire de gestion aux services éducatifs – Formation générale des adultes et formation professionnelle

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de ses fonctions, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des lettres, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Scolarité et expérience :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences :

• Avoir des connaissances en bureautique, à cet effet la réussite des tests suivants sera exigée :
• Seuil de réussite de 70% aux tests Word et Excel;
• Seuil de réussite de 70% au test de français écrit ;

Autres particularités :

• Aptitude pour le travail dans un environnement informatisé (compréhension et fonctionnement de logiciels).
• Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat (confidentialité, archivage, etc.)
• Très bonne connaissance de l’ensemble des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Access, PowerPoint, Adobe pro etc.).
• Capacité d’adaptation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois.
• Capacité à gérer les urgences et les priorités.
• Posséder le sens de l’organisation, de l’autonomie et un bon jugement.
• Aptitude pour le service à la clientèle et le travail d’équipe.

Atouts :

• Bonne connaissance de WordPress et des réseaux sociaux
• Bonne connaissance de logiciels de traitement de l’image
• Bonne connaissance en comptabilité et en statistiques