Secrétaire d’école – Académie François-Labelle

Description de l’employeur
Notre cliente, l’Académie François-Labelle est une école préscolaire et primaire privée située à Repentigny, dans Lanaudière. L’établissement a pour mission de former des jeunes autonomes qui auront en main tous les outils pour devenir des citoyens responsables, équilibrés, travailleurs, sociables et confiants en leurs capacités. Comptant 535 élèves et 75 employés, l’Académie François-Labelle offre à sa clientèle des installations de qualité et un milieu de vie dynamique et stimulant.

Lieu de travail
Repentigny, Québec.

Description du poste
Sous la supervision de la responsable des services administratifs, la secrétaire d’école a pour rôle de travailler, en collaboration avec l’équipe école, à diverses tâches de secrétariat.

Responsabilités

• Traiter les messages téléphoniques et le courrier électronique et les diriger vers les ressources appropriées, lorsque requis;
• Répondre aux demandes de renseignements;
• Effectuer diverses tâches de saisie, de production, de classement et distribution de documents;
• Saisir des données aux dossiers des élèves à l’aide des différents outils informatisés;
• Accomplir les tâches nécessaires au processus d’admission;
• Tenir et mettre à jour les renseignements personnels des élèves dans le système informatisé;
• Effectuer la gestion des contrats de services éducatifs des élèves et faire le suivi des modifications à l’aide des outils de gestion;
• Préparer et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription et effectuer les démarches pour obtenir les codes permanents;
• Vérifier et valider les données transmises au Ministère;
• Recueillir les informations pour le suivi des budgets des classes et préparer des rapports mensuels pour les enseignants et la direction;
• Classer et codifier les factures et faire les demandes d’émission de chèque et de remboursement;
• Effectuer la mise à jour des horaires;
• Organiser la diffusion des bulletins scolaires;
• Monter et tenir à jour les dossiers des employés selon les procédures établies;
• Tenir à jour le registre des absences et la banque de congés de maladie des employés;
• Préparer les contrats et les lettres de confirmation d’engagement des enseignants et des suppléants;
• Compiler les feuilles de temps des employés et les transmettre les au service de la paie;
• Remplacer la secrétaire-réceptionniste pendant la période du dîner pour la réception des appels et l’accueil;
• Prodiguer les premiers soins en cas de blessure mineure et contacter les parents;
• Effectuer toute autre tâche de secrétariat à la demande de son superviseur.

Exigences du poste

• Diplôme d’études secondaires;
• Minimum de 1 an d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Maîtrise de la suite Office et aisance à utiliser les outils technologiques;
• Excellente maitrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Expérience en milieu scolaire, un atout;
• Connaissance de la suite Plurilogic, un atout.

Profil recherché

• Entregent, sens du service à la clientèle;
• Aptitude pour la collaboration et le travail d’équipe;
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
• Savoir faire preuve de tact et de diplomatie;
• Rigueur et minutie;
• Autonomie et initiative.

Conditions de travail

• Rémunération entre 20,56$/hr et 23,74$/hr, selon l’expérience;
• Emploi syndiqué;
• Poste permanent, à temps plein (37,5 heures par semaine);
• Mise-à-pied saisonnière durant l’été;
• Régime de retraite (RREGOP).

Candidatures
Seuls les candidats retenus seront contactés.
N.B. Dans ce document, le recours au féminin pour désigner des personnes a comme seul but d’alléger le texte et fait référence aux personnes de tous les genres.