Technicien(ne) en administration – Approvisionnement et Services financiers -Régulier à temps complet

SOMMAIRE DU POSTE:
Le rôle principal et habituel de l’employé(e) de cette classe d’emploi consiste à exécuter différents types de tâches techniques de nature administrative. De façon plus spécifique, le travail porte sur diverses tâches administratives de nature relativement complexe reliées aux opérations quotidiennes d’achats aux Services de l’Approvisionnement et Services financiers, et ce, dans le respect des politiques et règlements du Collège. L’employé(e) aide également à la gestion des ressources financières et matérielles, des appels d’offre, de la préparation des contrats et du Service des ressources matérielles. L’employé(e) vient en aide au personnel ainsi qu’aux utilisateurs de l’unité administrative visée. L’employé(e) est la personne ressource pour toutes les activités reliées aux achats.

TÂCHES:

• Demande des devis pour des produits et services en vue d’achats relevant des budgets de fonctionnement et procède aux analyses subséquentes quant au prix, aux spécifications, à la qualité, à la livraison, au service après vente et à la garantie.
• Émet les bons d’achat dans le respect des procédures, des façons de faire et des règlements du Collège.
• Traite les demandes d’achat inhérentes à des immobilisations lorsqu’il n’est pas nécessaire de procéder à un appel d’offre public ou par voie d’adjudication.
• S’occupe du suivi des commandes en cours avec les fournisseurs et informe les utilisateurs internes de toute modification significative.
• Voit à l’inscription de la réception des articles dans le système et distribue les objets reçus aux destinataires.
• Contrôle la réception des factures et vérifie les renseignements qui y figurent, puis soumet les documents nécessaires aux Services financiers en vue du paiement.
• S’occupe du retour d’articles en vue d’obtenir un crédit et traite les problèmes soulevés par les écarts entre les factures et les bons d’achat.
• Aide au traitement des demandes d’achat propres aux immobilisations nécessitant plusieurs devis ou soumissions, et ce, de concert avec le Coordonnateur de l’approvisionnement et des services financiers.
• Crée et tient à jour un catalogue à codes des produits et services et s’assure de la diffusion des catégories appropriées aux divers départements.
• Se tient au courant des lois et des règles propres à la réglementation sur les biens et services, les taxes et les services douaniers.
• Tient en bon ordre et à jour un fichier catalogue des fournisseurs.
• Contrôle la petite caisse du département.
• Offre aux départements une formation régulière portant sur le système d’achat automatisé (Clara) avec des suivis en garantissant la bonne utilisation et des annonces relatives aux nouvelles propriétés du système.
• Peut se voir demander de coordonner le travail d’autres employé(e)s de soutien participant à l’exécution de programmes ou d’opérations techniques relevant de sa responsabilité.
• Peut agir à titre de remplaçant(e) de l’Agent(e) de soutien administratif – Classe I en son absence.
• Peut représenter le département dans des comités ayant à traiter de questions relatives aux achats.
• Accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES:

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en Administration ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Une expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office est essentielle.

AUTRES QUALIFICATIONS:

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit être bilingue (Français et Anglais)
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et ingénieux.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante et efficace avec un minimum de supervision et être capable de bien travailler en équipe.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir une forte éthique de travail et être capable de faire preuve de discrétion.
• La connaissance du système d’éducation collégial au Québec sera considérée comme un atout.

ÉCHELLE SALARIALE (PAR HEURE):
24,21$ – 32,32$