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Offres d'emploi au Québec pour ceux qui veulent travailler dans un bureau

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Technicien(ne) en administration-secrétariat

CHU de Québec Université Laval CHUQ

C'est un Temps-Plein job à Pointe-Claire, QC publiée le novembre 26, 2021.

SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous l’autorité immédiate de l’adjointe au directeur des services professionnels et des affaires médicales, la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat de la DSPAM.

Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.

Elle est la collaboratrice de deux directeurs adjoints aux services professionnels et la soutient dans la gestion et le suivi rigoureux de ses différents mandats et dossiers.

Elle procède à la planification, gestion documentaire, vigie des obligations et échéanciers et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique LES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES
•Assumer la planification et l’organisation de l’agenda des directeurs adjoints aux services professionnels qu’elle assiste
•Recevoir et diriger les communications.

Incluant la gestion des courriels et du téléphone
•Répondre selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres
• Gère l’ensemble des documents et information reçu selon le plan de classification défini
•Planifie les rencontres de divers comités sous le leadership des directeurs adjoints aux services professionnels qu’elle assiste
•Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus, les registres de suivi, s’il y a lieu
•Assurer la logistique de diverses réunions (réservations de salles, convocations Teams, audiovisuel, etc.)
•Transcrire, rédiger, corriger et effectuer la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques variés
•Assiste la direction dans la correction et la mise en page de divers documents qui doivent être publiés sur le SPOT et envoyés à tous les médecins du CHU de Québec
•Effectuer différentes démarches au nom de la DSPAM, afin de l’assister pour recueillir, compiler, clarifier, transmettre diverses informations
•Collaborer à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions
•S’assurer de la gestion des dossiers dans les différents partages, en fonction du plan de classification
•Participe et coordonne divers/mandat dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction
•Accomplir toutes autres fonctions connexes à la demande de son supérieur immédiat.

•Doit détenir un diplôme d’études collégiales ou un certificat d’études collégiales ou une attestation d’études collégiales en secrétariat ou en bureautique.

Compétence recherché;
•Professionnalisme et rigueur
•Savoir faire preuve de tact envers les partenaires internes et externes
•Faire preuve de discrétion à l’égard des dossiers qu’elle traite
•Posséder un grand sens de l’organisation et de la planification
•Être autonome et responsable, savoir faire preuve d’initiative
•Démontrer du leadership et un sens politique
•Capacité à gérer son stress (dossiers de dernières minutes)
•Habiletés relationnelles
•Facilité d’apprentissage de nouveaux logiciels
•Jugement et esprit critique
•Souplesse et disponibilité
•Habiletés à communiquer de façon écrite et verbale Ce titre d’emploi exige la réussite obligatoire des tests suivants : Français avancé et Word intermédiaire.

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles du Québec